3 คำถามเพื่อเตรียมตัว Work from Home โดยศศิมา สุขสว่าง

             บทความนี้ เก๋มาแบ่งปัน คำถามที่ต้องถามตัวเอง ก่อนทำงานที่บ้าน Work from Home หรือ Work anywhere เพื่อการเตรียมตัวให้พร้อม และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพค่ะ

ช่วงนี้เป็นช่วงเหตุการณ์โควิด 19 ที่ไม่มีใครคาดคิดถึงผลกระทบมาก่อนว่า จะต้องมีการประกาศเคอร์ฟิวส์ที่ต้องมีการอยู่บ้านตามเวลาที่รัฐประกาศมาเพื่อป้องกันการติดต่อของโควิด  ซึ่งในหลายๆบริษัทได้กำหนดให้พนักงานที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ โดยไม่กระทบกับงานผลผลิต หรืองานหลักขององค์กร แต่ยังสามารถส่งมอบงานที่มีประสิทธิภาพได้ โดยการทำงานที่บ้าน

            ซึ่งก่อนหน้านี้ หลายๆองค์กร ที่เก๋ได้ไปทำงานด้วยก้อได้มีการเริ่มทำงานแบบ Work anywhere anytime บ้างแล้ว โดยไม่กำหนดว่าพนักงานจะต้องเข้ามาตอกบัตร หรือเข้ามาที่ออฟฟิศ พนักงานสามารถเลือกทำงานที่ไหนก็ได้ และจะทำงานเวลาไหนก็ได้ เพราะบางบริษัท พนักงานบางส่วนต้องติดต่อประสานงานกับต่างประเทศ ซึ่งเวลาในเมืองไทยจะไม่ตรงกับเวลาของลูกค้า หรือบริษัทแม่ในต่างประเทศ จึงยืดหยุ่นเรื่องของเวลาทำงานด้วย  แต่สิ่งสำคัญคือ ต้องสามารถส่งมอบงานได้ตามที่มอบหมาย และตาม KPI ที่กำหนดไว้ร่วมกัน รวมถึงการติดต่อสื่อสารกับหัวหน้า และผู้ร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพ

            บทความนี้ เก๋มาแบ่งปัน คำถามที่ต้องถามตัวเอง ก่อนทำงานที่บ้าน Work from Home หรือ Work anywhere เพื่อการเตรียมตัวให้พร้อม และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพค่ะ

คำถามที่ 1 เราจะทำงานที่ไหน และวัสดุอุปกรณ์ และทรัพยากรอะไรที่เราจำเป็นสำหรับการทำงานที่บ้าน

            เมื่อทางองค์กรได้ตัดสินใจแล้วว่า จะต้องมีพนักงานส่วนที่สามารถทำงานที่บ้าน Work from home ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่มีปัญหา และเราอยู่ในส่วนงานที่ Work from Home ได้ สิ่งที่ต้องคิดคือ เราจะทำงานที่ไหน หากทำงานที่บ้าน มีพื้นที่ หรือบริเวณที่เป็นสัดส่วนในการทำงานทำงานหรือไม่  ถ้าหากมีห้องทำงานเลย ก็จะเป็นสัดเป็นส่วน เรียบร้อย และสะดวกหากต้องมีการประชุมออนไลน์    แต่หากบางคนอยู่คอนโด ร่วมกับครอบครัว  อาจจะไม่ต้องถึงกับเป็นห้องทำงาน อาจจะเป็นโต๊ะคอมพิวเตอร์สำหรับทำงาน ในมุมใดมุมหนึ่งของห้องก็ได้ สัก 1-2 มุมสับเปลี่ยนกันไป  แต่ให้จัดเป็นสัดส่วน ว่ามุมนี้ ถ้าเข้ามา คือการทำงาน  ที่ต้องจัดเป็นสัดส่วนเพราะหาก ต้องทำงาน Works from home ไประยะหนึ่งแล้ว ถ้าใช้ทุกส่วนในห้อง เราอาจจะรู้สึกว่า ทุกเวลาคือเวลาทำงาน ไม่มีเวลาส่วนตัว จนกระทั่งอาจจะรู้สึกล้า เหนื่อย ท้อก็ได้ ยิ่งช่วงนี้ เป็นช่วงที่ทางรัฐขอความร่วมมือให้อยู่บ้านอย่างเดียวเท่านั้น ดังนั้นการแบ่งบริเวณบ้านเป็นสัดส่วน จะทำให้เรารู้สึกว่า เรายังมีพื้นที่ผ่อนคลาย พื้นที่ส่วนตัว และพื้นที่ทำงาน ซึ่งจะยังทำให้การทำงานยังคงยืนระยะประสิทธิภาพอยู่ได้นานขึ้น ส่วนการ Work anywhere นั้น เราสามารถไปหาร้านกาแฟ หรือสถานที่ที่อนุญาตให้นั่งทำงานได้

            วัสดุอุปกรณ์ และทรัพยากร ที่สำคัญสำหรับการทำงานที่บ้าน แน่นอน นั้นคือ คอมพิเตอร์ หรือ โน้ตบุ๊ค  หรือ Tablet ที่สามารถใช้งานได้ อินเตอร์เนตที่มีความแรงในระดับหนึ่ง และที่สำคัญคือไฟล์งาน หรือโปรแกรมที่ยังต้องใช้ทำงานอยู่  หากการทำงานต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ ที่เป็นลิขสิทธิ์ จะต้องคุยและหาแนวทางร่วมกับทางองค์กรว่าจะสามารถจัดการบริหาร หรือ นำไฟล์บางไฟล์ออกนอกบริษัทได้อย่างไรบ้าง  เพราะบางองค์กร เคร่งครัดเรื่องของการนำไฟล์ข้อมูลออกนอกบริษัท แต่หากหน้าที่ของเราเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลเหล่านี้ จะต้องคุยและตกลงเรื่องความลับ ความไว้ใจกับทางหัวหน้าและองค์กรให้ดีก่อน นำข้อมูลออกมา รวมทั้งความเสี่ยงต่างๆด้วย

            สรุป จัดมุมทำงานที่บ้าน และจัดสรรค์ทรัพยากรที่ต้องใช้  รวมทั้งรวบรวมไฟล์ข้อมูลหรือโปรแกรมต่างๆหากเป็นความลับขององค์กรให้ทำข้อตกลงกับทางหัวหน้าหรือผู้นำทีมก่อนนำออกมา  และติดตั้ง เรียนรู้โปรแกรมที่จำเป็นในการทำงาน Work from home

คำถามที่ 2 เราจะยังมีการติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

            ในการทำงานจากที่บ้านนี้ ที่สำคัญคือ การติดต่อสื่อสารระหว่างหัวหน้าลูกน้อง และเพื่อนร่วมงาน เพื่อประสานการทำงาน การติดต่อสื่อสารนี้ควรทำอย่างสม่ำเสมอ และทุกวัน และไม่ทำให้คนใดคนหนึ่งในทีมรู้สึกว่า ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง หรือทำไมไม่มีใครมาคุย มาทักทายเลย  ในการติดต่อสื่อสารนี้ ควรทำทุกวัน ข้อแนะนำของเก๋ เผื่อเป็นไอเดียสำหรับคนทำงาน Work from home ในสถานการณ์นี้ ได้แก่

ช่วงเช้า และช่วงบ่าย เริ่มเวลาทำงาน ก่อนเริ่มงาน มีการ พูดคุยกัน แบบเห็นหน้า เพื่อทักทายกัน วางแผนร่วมกันว่า ปรึกษาหารือถึงปัญหาอุปสรรค์ต่างๆ ซึ่งทุกคนในแผนกหรือส่วนงานที่ทำงานร่วมกัน ควรเข้าร่วมเพื่อจะได้สื่อสาร และติดต่อกัน

 ก่อนหน้านี้ที่เก๋ได้ไปแบ่งปันองค์กรต่างๆที่มี work anywhere any time ได้แบ่งปันและแลกเปลี่ยนกัน ได้ให้ให้คำแนะนำบ้าง ได้รับคำแนะนำจากท่านอื่นๆบ้าง เลยมาแลกเปลี่ยนกันค่ะ โปรแกรมที่น่าสนใจเพื่อเรียนรู้และติดตั้งโปรแกรมหรือวัสดุอุปกรณ์ต่างๆที่จำเป็นต่อการ Work from home เช่น

- Mural

แอป ใช้สำหรับระดมสมอง มี canvas หลายๆรูปแบบ รองรับการระดมสมองด้วยค่ะ ถึงโควิดจะหยุดหลายอย่าง แต่เรายังคิดนวัตกรรม คิดไอเดียใหม่ๆร่วมกับเพื่อนๆออนไลน์ได้ค่ะ https://mural.co

- Zoom

สามารถเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน สามารถใช้ทั้งในการประชุมออนไลน์ สัมมนาออนไลน์ เห็นหน้ากันได้ แชร์ Power Point ได้ สามารถรองรับ Video Conference ได้ถึง 100 คน ฟรี 40 นาที หรือจะสมัครสมาชิกเป็นรายเดือนได้ราคาไม่สูงมาก

https://zoom.us

- Dropbox

ใช้ในการส่งข้อมูล ไฟล์ รูปภาพ แชร์ข้อมูล เป็นบริการจัดการข้อมูลระบบ Cloud ที่สะดวก และมีพื้นที่ฟรีเก็บไฟล์ให้ด้วย

https://www.dropbox.com

- Line

นาทีนี้คงไม่มีใครไม่รู้จัก แอปนี้ สามารถเอาไว้แชทคุยกัน ตามงาน หรือ Note ข้อความสำคัญๆได้ ใช้แบ่งปันเอกสารร่วมกัน สามารถแชทคุย หรือประชุมผ่านทางวิดีโอได้

- Trello

แอป ซึ่งเป็น เครื่องมือสำหรับบริหารจัดการโครงการ หรือ Project Management

https://trello.com/

คำถามที่  3 เราจะมีวิธีการบริหารจัดการผลงานและเวลาอย่างไร เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและ มี Work life balance

            หลายคนที่ทำงาน Work from home แล้วรู้สึกว่า เหนื่อยและหนักกว่าทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ เพราะนอกจากจะต้องบริหารจัดการงานให้ออกมาแล้ว ยังต้องบริหารจัดการอารมณ์ของตัวเองอีก เพราะบางคนที่บ้านมีสมาชิกในครอบครัวหลากหลายวัยที่อยู่ด้วยกัน  ยิ่งบางคนมีลูกเล็กๆ ที่เมื่อเห็นพ่อแม่อยู่บ้าน รู้สึกว่า อยากเล่นกับพ่อแม่หรือใช้เวลากับพ่อแม่ด้วย เก๋แบ่งปันเทคนิคเล็กๆน้อย เผื่อเป็นไอเดียนะคะ

- กำหนด Schedule ในการทำงานว่า จะทำอะไรบ้างในเวลาไหนในชั่วโมงทำงาน เพื่อให้เป็นไกด์ไลน์ในการทำงาน เพื่อให้ได้งานออกมาตอบโจทย์ขององค์กร และยังทำให้ตัวเองไม่เครียด และขาดสมดุลชีวิต

- วางแผนและทำ To do list ว่าในแต่ละวัน มีงานอะไรบ้างที่ต้องทำ และผลลัพธ์อะไรที่ต้องส่งมอบ และพูดคุย Up date กันทุกๆเช้า หรือทำเป็น Note แชร์แบ่งปันกับทางหัวหน้า เพื่อนร่วมทีม   หากต้องมีการทำงานร่วมกัน หรือประสานงานกันหลายฝ่าย จำนวนคนเยอะ สิ่งที่สำคัญคือ ผลลัพธ์ของงานที่ออกมา อาจจะไม่ใช้ทั้ง 100 % แต่เป็นการ Up date ว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นคืบหน้าไปกี่เปอร์เซนต์แล้วให้เหมาะสมเสมือนกับการทำงานที่ออฟฟิศ  การ Up date ข้อมูลเหล่านี้ อย่างน้อยทำให้ทีมสามารถวางแผนงานให้เดินไปพร้อมๆกันได้ และเป็นการรับผิดชอบตัวเองด้วย เพราะหัวหน้าไม่สามารถมาคุยหรือสังเกตเราได้ตลอดเวลาว่า เราทำงานจริงจังหรือเปล่า ดังนั้น การทำงานแบบ Work from home สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งคือผลลัพธ์ของงานที่ส่งมอบให้ค่ะ

- หัวหน้า หากต้องการติดตามงาน แต่ในขณะเดียวกัน ก็อยากให้ความไว้เนื้อเชื่อใจทีมด้วย ควรทำข้อตกลงกับทีมก่อน ว่าจะทำการติดตามเวลาไหนอย่างไรบ้าง เช่น ขอประชุมช่วงเช้ากับทุกคนก่อน แล้ว Up date งานในช่วงบ่าย หรือหากต้องมีการติดตามส่วนตัว สำหรับบางงาน อาจจะต้องนัดคุยก่อน สอบถามก่อน  ไม่ติดตามจี้งาน จนเป็น Micro management ทำให้คนทำงานที่เครียดอยู่แล้ว มาเครียดกับการทำงานไปอีก เน้นที่ผลลัพธ์มากกว่า มาตรวจสอบว่า ยังอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือเปล่า เป็นต้น

-  แบ่งเวลา โดยใช้เสียงนาฬิกาเป็นตัวเตือน ว่า เวลาทำงาน เวลาพักกลางวัน เวลาเลิกงาน  ถ้าไม่แบ่งเวลาทำงานเลย แล้วทำงานโดยไม่พัก หรือทำจนลืมวันลืมคืน อาจจะทำให้เรารู้สึกว่า งานกลืนกินชีวิตส่วนตัวไปด้วย  ซึ่งอาจจะทำให้ในระยะยาวประสิทธิภาพการทำงานลดลง  อาจจะมีบางช่วงบ้างที่ต้องทำงานเกินเวลา เพราะในเวลานี้ เป็นวิกฤติของบริษัท อะไรที่สามารถช่วยกันได้ก็ต้องช่วยกันเพื่อให้องค์กรเราไปต่อได้ค่ะ

-  สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อ Up date ข้อมูล แลกเปลี่ยน ความสุข ความก้าวหน้า หรือปัญหากัน เป็นทั้งฝ่ายที่ให้คำปรึกษา หรือรับการการโค้ชจากเพื่อนๆบ้าง ช่วยเหลือซึ่งกันและกันค่ะ เราจะไม่ทิ้งใครไว้ข้างหลัง และเราจะเดินไปด้วยกันค่ะ

อ.เก๋หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับผู้ที่ต้องทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from home  นะคะ ขอบคุณนะคะที่สละเวลามาอ่านกันค่ะ

...........................

 - สนใจหลักสูตร " Growth Mindset for Performance Working กรอบแนวคิดเชิงเติบโตเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน" วิทยากร อ.ศศิมา สุขสว่าง ดูรายละเอียด กดที่นี่ 

- สนใจหลักสูตรอื่นๆ ในการพัฒนานวัตกรรมและพัฒนาองค์กร  ดูรายละเอียดทั้งหมด กดดูที่นี่ 

(ต้องการ รายละเอียดหลักสูตรฉบับเต็ม พร้อม ใบเสนอราคา ขอความกรุณาอีเมล์มาที่ sasimasuk.com@gmail.com หรือ Line ID: sasimasuk.com อ.เก๋เช็คอีเมล์และ Line ทุกวันค่ะ)

..........................................

อ.ศศิมา สุขสว่าง (เก๋)
วิทยากร ที่ปรึกษา โค้ช ด้านการพัฒนานวัตกรรมและพัฒนาองค์กร

E-mail : sasimasuk.com@gmail.com
Website : www.sasimasuk.com

line ID : sasimasuk.com
Facebook : https://www.facebook.com/CreativetoInnovation
Tel. : 081-560-9994 

 หรือส่งรายละเอียดเพื่อติดต่อกลับทาง แบบฟอร์มด้านล่างนี้ค่ะ