โครงการคืออะไร (What is Project ?) โดยศศิมา สุขสว่าง

พอพูดถึงเรื่องโครงการ บางคนได้ยินนึกไม่ออกว่าเป็นยังไง แล้วต้องมีลักษณะอย่างไรบ้าง พอจะให้เขียนก็จับต้นชนปลายไม่ถูก  ทั้งๆที่โครงการเป็นกิจกรรมย่อยๆในภาระกิจหลักของหลายๆหน่วยงาน และมีผลต่อการขับเคลื่อนองค์กร หรือสร้างผลประโยชน์เป็นอย่างมาก    

ผู้จัดการเป็นบุคลากรแรกๆที่มักจะถูกมอบหมายให้เขียนโครงการ   ถือเป็นหน้าที่อย่างหนึ่งใน career path พอเข้าไปทำงานก็ถูกจับโครงการใส่มือให้บริหาร พร้อมๆกับให้เขียนโครงการสำหรับเสนอของบประมาณในปีถัดไปเลย  หรือให้คิดโครงการใหม่มาเพื่อพัฒนาหรือหาเงินเข้าองค์กรให้ได้

โครงการคืออะไร

โครงการ มีความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน พ.ศ. 2552 คือ “แผนหรือเค้าโครงตามที่กะกําหนดไว้”และมาจากภาษาอังกฤษคำว่า " Project"  หมายถึงการดำเนินกิจกรรมที่ประกอบด้วยแผนงานย่อย ที่ระบุรายละเอียดได้ชัดเจน เช่น วัตถุประสงค์ ขอบเขตการดำเนินงาน กรอบระยะเวลาต้องมีการเริ่มต้นและจุดจบ  งบประมาณที่ใช้ และผลลัพธ์ที่วัดหรือประเมินผลได้

 โครงการมีตั้งแต่ขนาดใหญ่ มีงบประมาณหลักแสนล้าน ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมย่อยๆมากมาย มีผลกระทบในวงกว้างเช่น โครงการที่ผ่านมาของรัฐบาล เกี่ยวกับการบริหารจัดการน้ำ เป็นต้น

หรือ โครงการเล็กๆงบประมาณหลักพันหลักหมื่น  มีกิจกรรมเดียว ขั้นตอนการดำเนินงานไม่ซับซ้อน ใช้คนไม่เยอะ แต่ผลลัพธ์สูงมี impact ต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้  เช่น โครงการประหยัดพลังงานในองค์กร ซึ่งต้องใช้จิตสำนึก และความร่วมมือของคนในองค์กรจึงจะสำเร็จได้ เป็นต้น

ปัญหาที่มักจะเจอในการเขียนโครงการคือ การเขียนโครงการไม่ชัดเจน  ไม่สอดคล้องกับนโยบายและแผนงานของคนให้ทุน  ช่วงเวลาให้เขียนโครงการสั้น  สั่งวันนี้ ขอพรุ่งนี้ก่อนเที่ยง ทำให้โครงการบางโครงการไม่ผ่านมาตรฐานของคนให้ทุนหรือถ้าผ่านออกมา ช่วงเวลาที่ต้องบริหารจัดการโครงการ ก็เป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก บางครั้งต้องอาศัยกำลังภายในอย่างสูงในการเคี่ยวเข็น เพื่อให้ผ่านตามแผนและผลลัพธ์ได้ตามที่ตั้งไว้

แต่ข้อดีที่ชัดเจนคือการจัดการบริหารโครงการเป็นงานที่สร้างผลงาน และให้โอกาสก้าวหน้าทางอาชีพได้เป็นอย่างดี เมื่อเราทำงานได้ดี ประสบผลความสำเร็จจนก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนและส่งผลในทางบวกให้กับบริษัทมักจะทำให้ก้าวหน้าทั้งด้านตำแหน่งและเงินเดือนอย่างรวดเร็ว หัวหน้างานหรือผู้จัดการคนไหนอยากก้าวหน้าในด้านการงาน  จุดเริ่มต้นหนึ่งคือการหมั่นฝึกเขียนโครงการหาเงินเข้าบริษัทได้หรือสามารถเขียนโครงการที่มีประโยชน์เกิดผลลัพธ์ต่อองค์กรได้ด้วย อันนี้สำคัญ

ข้อดีอีกอย่างหนึ่งที่น่าชื่นชอบของโครงการที่ผู้เขียนได้คุยกับฝ่ายบริหารคือโครงการจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน ซึ่งสามารถทำให้บริหารทรัพยากร บุคคลากรได้ ไม่มีผลผูกพันธ์ในระยะยาว เหมือนงานประจำ สำหรับคนเจนวาย (Gerneration Y)  ที่ได้คุยด้วย บอกผู้เขียนว่า"พี่ผม/หนู ชอบทำโครงการ   โครงการไหนที่เราไม่ชอบก็ไม่ต้องทนอยู่กับโครงการนั้นนานเกินไปเพราะโครงการจะมีจุดเริ่มต้นและจุดจบที่ชัดเจน ซึ่งทำให้เราวางแผนอารมณ์ได้อีกด้วย  ไม่เหมือนงานประจำ หากไม่ชอบ ต้องเปลี่ยนแผนก หรือไม่ก็เปลี่ยนบริษัทไปเลย "

ผู้เขียนจะเจาะลึกโครงการ โดยเริ่มตั้งแต่พื้นฐาน ซึ่ง เป็นงานขั้นพื้นฐานที่ผู้จัดการมือใหม่ต้องรู้และมีพื้นฐาน  เมื่อนำไปฝึกฝนและปฏิบัติงานจริงแล้ว ต่อไปจะสามารถนำไปต่อยอดและประยุกต์งานในขั้นสูงได้อีกตามความสามารถของแต่ละคน

 ผู้เขียนแบ่งปันประสบการณ์ และความรู้ด้านการบริหารงานโครงการ ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย หวังว่าจะมีประโยชน์ต่อผู้สนใจบ้างนะคะ

ติดตามข่าว  หรือติดต่อวิทยากรอบรม In-House training หลักสูตรการบริหารโครงการ (Project Management) และ Project Manager as Team Coach ได้ที่

อ.ศศิมา สุขสว่าง (เก๋)
วิทยากร ที่ปรึกษา โค้ช ด้านการพัฒนานวัตกรรมและพัฒนาองค์กร

E-mail : sasimasuk.com@gmail.com
Website : www.sasimasuk.com

line ID : sasimasuk.com
Facebook : https://www.facebook.com/CreativetoInnovation
Tel. : 081-560-9994 (โทรกลับเฉพาะเบอร์มือถือนะคะ)