SIPOC เครื่องมือง่ายๆที่ทำให้เห็นกระบวนการทำงานทั้งระบบขององค์กร โดยอ. ศศิมา สุขสว่าง

บทความนี้ อ.เก๋มาแชร์เกี่ยวกับ SIPOC เครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลายคนที่ทำงานในองค์กรเคยรู้สึกไหมคะว่า..

“ทำงานแล้วมีปัญหาที่แก้ไข เราก็แก้ทุกอย่างแล้ว ทำไมปัญหาไม่หายไปสักที เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า”  หรือ

“บางขั้นตอนในการทำงานของเรา จะส่งผลกระทบกับคนอื่นในกระบวนการต่อๆไปหรือเปล่า”

"หัวหน้าจะโค้ชลูกน้องในการแก้ปัญหา  แต่มองภาพเดียวกันไม่ออก หรือมองปัญหาคนละภาพ"

"อยากจะพัฒนานวัตกรรม แต่แค่ปัญหาหน้างาน ยังแก้ไม่ได้เลย แก้ไม่หายสักที"

วันนี้อ.เก๋มาแบ่งปันเครื่องมือที่เรียกว่า SIPOC model ที่ทำให้เราเห็นว่ากระบวนการทำงานทั้งระบบในองค์กรเรามีอะไรบ้าง และถ้าเราจะพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น หรือพัฒนานวัตกรรมแบบค่อยเป็นค่อยไป จะต้องมองอะไรบ้าง

เวลาที่เราเกิดปัญหา แล้วอยากแก้ไขปัญหา หรืออยากพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็น Product Innovation, Process Innovation หรือ Service innovation นั้น  ต้องอาศัยการคิดเชิงระบบ (System thinking) ที่มองกระบวนการทำงานทั้งระบบ เพราะบางครั้ง ปัญหาไม่ได้เกิดจากการทำงานของเรา หรือบางครั้งการทำงานของเราส่งผลกระทบให้กับแผนกอื่นๆค่ะ   ซึ่งต้องวิเคราะห์กระบวนการ (Process) ทั้งระบบ   เนื่องจากระบบส่วนใหญ่จะมีรูปแบบที่ซับซ้อนและมีคนทำงานเกี่ยวข้องมากมาย ทั้งที่เรารู้ และไม่รู้   ดังนั้น SIPOC” จึงเป็นเครื่องมือที่ใช้ง่ายๆให้เราเห็นทั้งกระบวนการค่ะ

SIPOC คืออะไร และทำไมถึงสำคัญ

SIPOC (อ่านว่า "ไซพอก") คือกรอบคิดที่ช่วยให้เรามองเห็นกระบวนการทำงานแบบครบวงจร ตั้งแต่คนส่งของให้เรา ไปจนถึงลูกค้าปลายทางที่รับของจากเรา   SIPOC เป็นเครื่องมือที่พัฒนามาจากแนวคิด Lean Six Sigma โดยย่อมาจาก 5 องค์ประกอบหลัก คือ

- Suppliers (ผู้ส่งมอบ),

-  Inputs (สิ่งที่ใส่เข้ามา),

- Process (กระบวนการ),

-  Outputs (ผลลัพธ์), และ

-  Customers (ลูกค้า)

ถ้าเราเรียงต่อกันจะได้ภาพรวมของกระบวนการทำงานที่สมบูรณ์   ตามหลักทฤษฎี Systems Thinking ของ Peter Senge ได้กล่าวไว้ว่า การมองระบบแบบองค์รวมจะช่วยให้เราเข้าใจความเชื่อมโยงของแต่ละส่วน และ SIPOC ก็เป็นเครื่องมือที่ทำให้เราเห็นภาพรวมนี้ได้อย่างชัดเจน

กรอบความคิด SIPOC: แยกแยะทีละขั้นตอน

การใช้ SIPOC ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น เราควรเริ่มจากการกำหนดขอบเขตของกระบวนการให้ชัดเจนก่อน จากนั้นค่อยๆ วิเคราะห์ไปทีละองค์ประกอบ

S - Suppliers (ผู้ส่งมอบ): ใครคือผู้ให้ข้อมูล วัตถุดิบ หรือทรัพยากรที่เราต้องการ? อาจเป็นแผนกอื่น บริษัทคู่ค้า หรือแม้แต่ลูกค้าเอง

I - Inputs (สิ่งที่ใส่เข้ามา): อะไรบ้างที่เราต้องการเพื่อเริ่มต้นกระบวนการ? เช่น ข้อมูล เอกสาร วัตถุดิบ หรือแม้แต่เวลา

P - Process (กระบวนการ): ขั้นตอนหลักๆ ในการแปลง Input เป็น Output มีอะไรบ้าง? ควรเขียนแค่ขั้นตอนใหญ่ๆ ประมาณ 5-7 ขั้นตอน

O - Outputs (ผลลัพธ์): สิ่งที่เราส่งมอบออกไปคืออะไร? อาจเป็นสินค้า บริการ รายงาน หรือการตัดสินใจ

C - Customers (ลูกค้า): ใครคือผู้ที่ได้รับประโยชน์จาก Output เหล่านี้? อาจเป็นลูกค้าภายนอก แผนกอื่น หรือผู้บริหาร

 ตัวอย่างที่ 1  การใช้ SIPOC Model: วิเคราะห์กระบวนการของร้านอาหาร

จุดที่ SIPOC ช่วยให้เห็นชัดเจนของร้านอาหาร

1. เห็นภาพรวมทั้งระบบ

สามารถเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดในร้านอาหาร ว่าเชื่อมโยงกันอย่างไร และใครมีบทบาทในขั้นตอนไหนของการทำงาน

2. ช่วยระบุปัญหา / Pain Point ที่เกิดขึ้นได้รวดเร็วขึ้น  เช่น

• หากอาหารเสิร์ฟช้า - ปัญหา : อาจมาจาก Input (วัตถุดิบหมด) หรือ Process (พ่อครัวไม่เพียงพอ)
• หากลูกค้าไม่พอใจ - ปัญหา :  อาจมาจาก Output (อาหารไม่ตรงปก หรือพนักงานบริการไม่ดี)

3. ใช้เป็นพื้นฐานในการปรับปรุงหรือออกแบบกระบวนการใหม่ (Process Improvement)

เช่น

• เพิ่มระบบ POS สำหรับออเดอร์ออนไลน์
• ปรับขั้นตอนการเตรียมวัตถุดิบล่วงหน้า

เป็นต้น

(หมายเหตุ :  การวิเคราะห์ด้านบนเป็นการวิเคราะห์คร่าวๆให้เห็นกระบวนการใช้ SIPOC ของร้านอาหาร ในการวิเคราะห์จริงให้ท่านใส่ปัจจัยในแต่ละกระบวนการของ SIPOC ให้มากที่สุดเพื่อให้เห็นภาพใหญ่ทั้งหมดก่อนการวิเคราะห์)

ตัวอย่างที่ 2  การใช้ SIPOC Model: วิเคราะห์กระบวนการของโรงงานอุตสาหกรรม (แบบทั่วไป)

การวิเคราะห์ภาพรวมของกระบวนการ โรงงานอุตสาหกรรม โดยใช้ SIPOC Model (Supplier – Input – Process – Output – Customer) ซึ่งเป็นโมเดลยอดนิยมในการทำความเข้าใจกระบวนการตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง เหมาะสำหรับใช้ใน Lean, Six Sigma หรือการวิเคราะห์เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในสายการผลิต

ประโยชน์ของการทำ SIPOC สำหรับโรงงาน

•  เห็นภาพรวมของ กระบวนการผลิตแบบต้นน้ำถึงปลายน้ำ
•  ช่วยวิเคราะห์ว่าแต่ละจุด มีความเชื่อมโยงกับผู้มีส่วนร่วมอย่างไร
•  ใช้เป็นฐานสำหรับต่อยอดทำ Process Mapping, VSM, หรือการปรับปรุง Lean / Kaizen
•  ใช้ฝึกพนักงานใหม่ หรือทำ Training Document ได้ง่าย

(หมายเหตุ :  การวิเคราะห์ด้านบนเป็นการวิเคราะห์คร่าวๆให้เห็นกระบวนการใช้ SIPOC ของ โรงงานอุตสาหกรรมทั่วไป ในการวิเคราะห์จริงให้ท่านใส่ปัจจัยในแต่ละกระบวนการของ SIPOC ให้มากที่สุดเพื่อให้เห็นภาพใหญ่ทั้งหมดก่อนการวิเคราะห์  เช่น วัตถุดิบในแต่ละอุตสาหกรรม จะแตกต่างกันออกไป และผลิตภัณฑ์ที่ออกมาก็จะแตกต่างกันออกไป ทางผู้เขียน (อ.เก๋ -ศศิมา ต้องการให้เห็นภาพใหญ่ของกระบวนการในการวิเคราะห์ด้วย SIPOC เท่านั้นค่ะ อาจะไม่ได้เจาะจงอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่ง ซึ่งจะมีรายละเอียดที่ลึกกว่าตัวอย่างที่ให้มาค่ะ)

จาก SIPOC ด้านบนสามารถนำไปต่อยอดเป็น

• Process Mapping รายขั้นตอนในสายการผลิต
• VSM (Value Stream Mapping)  เพื่อ ค้นหา Waste (ความสูญเปล่า)
• Root Cause Analysis  เพื่อวิเคราะห์ปัญหา หากเกิดของเสีย / Defect
• Standard Operating Procedure (SOP)  เขียนขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกัน

ตัวอย่างที่ 3  การใช้ SIPOC Model: วิเคราะห์กระบวนการของบริษัทรับเหมาก่อสร้าง

การนำ SIPOC ไปใช้วิเคราะห์กระบวนการ

1. กรณีปัญหางานล่าช้า:

• เช็คฝั่ง Input - วัสดุมาไม่ทัน? เครื่องจักรขัดข้อง?
• เช็คฝั่ง Process - Subcontractor ไม่มีแผนงานที่ชัด? ขาดการติดตาม?
• เช็คฝั่ง Supplier - ได้รับแบบช้า? เปลี่ยนแบบกลางคัน?

ข้อดีของการวิเคราะห์  SIPOC ในธุรกิจก่อสร้าง

• ช่วย “เห็นภาพรวม” ของโครงการตั้งแต่ก่อนเริ่มถึงจบ
• เชื่อมโยงทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องไว้ในโมเดลเดียว (Owner, ทีมออกแบบ, ช่าง, ลูกค้า)
• ใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่นได้ เช่น Process Mapping, Gantt Chart, Risk Register
• เหมาะกับใช้วางแผน Preconstruction Meeting หรือ Kickoff Project

การนำ SIPOC ไปต่อยอดเพื่อการทำงาน

1.วิเคราะห์ปัญหาหน้างาน  -ใช้ SIPOC ประกอบกับ Fishbone / 5 Whys

2.วางมาตรฐานการทำงาน - สร้าง SOP จากขั้นตอนใน Process

3.ฝึกอบรมทีมงาน -  ใช้ SIPOC เป็นภาพรวมให้ทีมเห็นระบบงานทั้งโครงการ

4. ปรับปรุงคุณภาพ -  ใช้ Output เพื่อออกแบบระบบตรวจสอบคุณภาพ (QC/QA)

5. ประสานงานหลายฝ่าย -   ใช้ SIPOC เพื่อให้ Owner-Consultant-Contractor เข้าใจ Flow เดียวกัน

การวิเคราะห์ด้วย SIPOC: จุดตั้งต้นของ “นวัตกรรมที่ใช่”

การพัฒนานวัตกรรม ไม่ได้เริ่มต้นที่เทคโนโลยี หรือ AI, IT  หรือ ไอเดียล้ำ ๆ ทันสมัยนะคะ  แต่อาจารยเก๋มักจะย้ำเสมอ ว่า นวัตกรรมเริ่มที่เรามีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในกระบวนการทำงานจริง ว่างานของเราสร้างคุณค่าให้กับใครบ้าง  แล้วมีปัญหาตรงไหน หรือสร้าง Pain Point ให้กับใคร  แล้วจึงจับจุดนั้นมา แก้ไขปัญหา หรือหาแนวทางใหม่ๆมาแก้ไขปัญหาค่ะ 

SIPOC = เครื่องมือวิเคราะห์ “ภาพรวมระบบงาน” ที่ช่วยให้เห็น:

• ใครเกี่ยวข้องบ้าง (Supplier / Customer)
• ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง (Input)
• มีขั้นตอนอย่างไร (Process)
• ได้ผลลัพธ์แบบไหน (Output)

แล้วจะต่อยอดเชื่อมกับนวัตกรรมอย่างไร?

1. หา “Pain Point หรือ Gain Point ” ที่แท้จริงในกระบวนการ

เพราะนวัตกรรมที่ดีไม่ใช่แค่คิดต่าง — แต่ต้อง “ตอบปัญหาที่ใช่”  SIPOC ทำให้เราเห็นว่า จุดไหนคือคอขวด / จุดสูญเปล่า / จุดที่ลูกค้าไม่พอใจ  หรือกลุ่มเป้าหมาย หรือคนทำงานมีปัญหา

2. ระบุโอกาสในการเปลี่ยนแปลงด้วยนวัตกรรม

เช่น

• เปลี่ยนขั้นตอนอนุมัติด้วย AI Workflow
• ลด Input ที่สูญเปล่าด้วยการ Lean Process
• เปลี่ยน Supplier เพื่อให้ Input มีคุณภาพมากขึ้น
• สร้างบริการใหม่จาก Output ที่ลูกค้าต้องการจริง ๆ

3. เป็นพื้นฐานของ Design Thinking และ Co-Creation

เพราะการเข้าใจ Flow งาน = เข้าใจบริบทจริงของ “คนที่เกี่ยวข้อง”
ซึ่งเป็นหัวใจของการออกแบบนวัตกรรมที่จับต้องได้และใช้ได้จริง

ดังนั้น SIPOC จึงไม่ใช่แค่เครื่องมือวิเคราะห์

แต่เป็น จุดเริ่มต้นของ “การออกแบบนวัตกรรมที่ตอบโจทย์องค์กรจริง” ซึ่งตรงกับแนวทางของ อ.เก๋ ที่เน้นการเปลี่ยนแปลงอย่างมีระบบ มีหัวใจ และมีผลลัพธ์

บทสรุป

“นวัตกรรมที่ดี… เริ่มต้นจากการวิเคราะห์สิ่งที่มีอยู่ให้เข้าใจก่อน”  SIPOC คือหนึ่งในเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยให้เราเห็นสิ่งนั้น  และกลายเป็นสะพานเชื่อมจากปัญหา → โอกาส → นวัตกรรม

 “อ.เก๋หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านที่แวะมาอ่านนะคะ หากองค์กรของคุณกำลังมองหาหลักสูตรหรือเวิร์กช็อปที่เกี่ยวกับ Process Improvement by Design Thinking – การพัฒนากระบวนการทำงานโดยมี ‘คน’ เป็นศูนย์กลาง อ.เก๋ยินดีออกแบบให้เหมาะกับบริบทของแต่ละทีมค่ะ”

 ....................................

ติดต่อวิทยากรสัมมนาอบรม In-House training ด้านความคิดสร้างสรรค์ การพัฒนานวัตกรรม หรือติดตามบทความ ได้ที่

อ.ศศิมา สุขสว่าง (เก๋)อาจารย์ศศิมา สุขสว่าง -อ.เก๋

บริษัทเอชซีดี อินโนเวชั่น จำกัด

Email : sasimasuk.com@gmail.com

Line ID : sasimasuk.com หรือเบอร์โทร. 0815609994

Website: http://www.sasimasuk.com/  

FB: https://www.facebook.com/CreativetoInnovation/

Tel:  081-5609994

Youtube: https://www.youtube.com/innoinninecreativetoinnovation