ประสบการณ์การเรียน Auditor และการฝึกตรวจ ISO 56001 ของอ.ศศิมา สุขสว่าง-เก๋

ในช่วงเดือน พฤษภาคม – กรกฎาคม  2569  อาจารย์เก๋ ศศิมา สุขสว่าง  มีโอกาสเข้าร่วมหลักสูตรผู้ตรวจประเมินภายในระบบการจัดการนวัตกรรม ISO 56001:2024 ภายใต้โครงการเพิ่มขีดความสามารถผู้ประกอบการด้วยมาตรฐานการจัดการนวัตกรรม ซึ่งเป็นความร่วมมือของสำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (NIA) สถาบันรับรองมาตรฐานไอเอสโอ (MASCI) และสถาบันเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น (TNI) หลักสูตรไม่ได้มุ่งให้ผู้เรียนเข้าใจข้อกำหนดของ ISO 56001 เท่านั้น แต่ต้องสามารถตรวจประเมินภายใน วิเคราะห์ช่องว่างขององค์กร จัดทำรายงาน และให้ข้อเสนอแนะเชิงพัฒนาได้อย่างเป็นระบบด้วยค่ะ

 สถาบันรับรองมาตรฐานไอเอสโอ

ต้องบอกว่า  แม้อาจารย์เก๋ จะทำงานด้านนวัตกรรม การพัฒนาผลิตภัณฑ์ และการให้คำปรึกษาองค์กรมาหลายปี แต่การเรียนในบทบาท Auditor ทำให้ต้องเปลี่ยนมุมมองจาก “ผู้ช่วยออกแบบแนวทาง” มาเป็น “ผู้ตรวจสอบความสอดคล้องจากหลักฐาน” เพราะ Auditor ไม่สามารถใช้ความคิดเห็นส่วนตัวไปตัดสินองค์กรได้ แต่ต้องพิจารณาว่าองค์กรกำหนดระบบไว้หรือไม่ นำไปปฏิบัติจริงหรือไม่ และมีหลักฐานที่เพียงพอหรือไม่

บทความนี้เก๋ เลยจะมาเล่าประสบการณ์การสัมมนา การทำความเข้าใจ และการตรวจ ISO 56001 ในบทบาทของ Auditor ให้ฟังค่ะ

เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจระบบการจัดการนวัตกรรม

ช่วงแรกของการเรียนเป็นการทำความเข้าใจว่า ทุกองค์กรมีระบบการจัดการอยู่แล้ว ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบที่ชัดเจนหรือไม่ก็ตาม ระบบหนึ่งประกอบด้วยกระบวนการหลายกระบวนการ แต่ละกระบวนการมีกิจกรรมและงานย่อยที่เชื่อมโยงกัน ดังนั้น การตรวจ ISO 56001 จึงไม่ใช่การตรวจเอกสารแยกเป็นรายข้อ แต่ต้องมองเห็นความสัมพันธ์ตั้งแต่บริบทขององค์กร ความเป็นผู้นำ การวางแผน การสนับสนุน การดำเนินงาน การประเมินผล และการปรับปรุง

อีกเรื่องที่สำคัญคือความหมายของนวัตกรรม ในมาตรฐาน ISO 56001 นวัตกรรมไม่ได้หมายถึงเพียงความคิดสร้างสรรค์หรือกิจกรรมประกวดไอเดีย แต่หมายถึงสิ่งใหม่หรือสิ่งที่เปลี่ยนแปลงแล้วซึ่งสร้างหรือกระจายคุณค่า   ระบบการจัดการนวัตกรรมจึงต้องช่วยให้องค์กรระบุโอกาส สร้างและตรวจสอบแนวคิด พัฒนาโซลูชัน นำไปใช้ และเรียนรู้จากผลลัพธ์อย่างต่อเนื่อง ระบบการจัดการวัตกรรม จะทำให้องค์กรสามารถพัฒนานวัตกรรม และสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า stakeholder ได้อย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ

จากการเรียนข้อกำหนดสู่การฝึกมองหาหลักฐาน

การอบรมครอบคลุมข้อกำหนด ISO 56001 ตั้งแต่ข้อ 4–10 พร้อม Workshop ทบทวนข้อกำหนดและ Audit Evidence ทำให้ผู้เรียนต้องฝึกแปลข้อกำหนดให้เป็นคำถามและหลักฐานที่ควรตรวจ เช่น เมื่อมาตรฐานกำหนดให้องค์กรมี Innovation Strategy  ผู้ตรวจ  Auditor ไม่ควรถามเพียงว่า “มีกลยุทธ์หรือไม่” แต่ต้องตรวจต่อว่าใครเป็นผู้อนุมัติ เชื่อมโยงกับกลยุทธ์องค์กรอย่างไร นำไปกำหนด Portfolio และ Innovation Initiative อย่างไร และมีการทบทวนตามการเปลี่ยนแปลงของบริบทหรือไม่

ประสบการณ์ส่วนนี้ทำให้อาจารย์เก๋เห็นว่า เอกสารหนึ่งฉบับอาจใช้เป็นหลักฐานได้หลายข้อ แต่ในทางกลับกัน การมีเอกสารก็ยังไม่เพียงพอ หากไม่มีหลักฐานว่าเอกสารนั้นได้รับการสื่อสาร นำไปใช้จริง มีการติดตาม และปรับปรุงจริง

กระบวนการฝึกตรวจตามหลักการ Audit Process

กระบวนการตรวจเริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบข่าย และเกณฑ์การตรวจ จากนั้นจึงเตรียมการตรวจด้วยการทบทวนเอกสาร จัดทำ Audit Plan แบ่งหน้าที่ภายในทีม เวลาตรวจจะมีทีม Auditor อย่างน้อย 2 คน (ตอนที่เก๋ตรวจนะคะ)  และเตรียม Checklist หรือ Auditor Working Papers หรือ Gap analysis document  หลักการนี้ช่วยให้การตรวจมีทิศทาง ไม่ถามแบบกระจัดกระจาย และสามารถบริหารเวลาได้เหมาะสม

เมื่อถึงวันตรวจ จะเริ่มจากการประชุมเปิด เพื่อชี้แจงวัตถุประสงค์ ขอบข่าย กำหนดการ วิธีการตรวจ และช่องทางการสื่อสาร จากนั้นจึงสัมภาษณ์ผู้เกี่ยวข้อง ตรวจเอกสาร บันทึก และสังเกตการทำงานจริง โดยใช้แนวคิด Process Approach และ Process Audit Trail คือเริ่มจากกระบวนการหนึ่งแล้วติดตามความเชื่อมโยงไปยัง Input, Output, ผู้รับผิดชอบ เกณฑ์ตัดสินใจ ทรัพยากร ความเสี่ยง ตัวชี้วัด และกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

Auditor ต้องเก็บและตรวจสอบข้อมูลจากหลายแหล่ง ไม่ควรสรุปจากคำให้สัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว เช่น หากผู้รับการตรวจบอกว่ามีการทบทวน Portfolio ทุกไตรมาส ก็ควรดูรายงานการประชุม ผลการจัดลำดับโครงการ การเปลี่ยนแปลงทรัพยากร และมติ Go, Pivot, Stop หรือ Scale ประกอบกัน

เมื่อได้หลักฐานเพียงพอแล้วจึงนำมาเปรียบเทียบกับ Audit Criteria และจัดทำ Audit Findings ซึ่งอาจเป็นความสอดคล้อง ข้อไม่สอดคล้อง ข้อสังเกต จุดแข็ง หรือโอกาสในการปรับปรุง หลังจากนั้นทีมตรวจต้องสรุปผลร่วมกัน จัดประชุมปิด จัดทำรายงาน และติดตามผลการแก้ไขตามความเหมาะสม กระบวนการตรวจตาม จึงครอบคลุมตั้งแต่การเริ่มต้น เตรียมการ ดำเนินการ รายงานผล จนถึงการติดตามผลหลังการตรวจ

(กระบวนการฝึกตรวจตามหลักการ Audit Process  เก๋เขียนคร่าวๆ พอให้เห็นภาพนะคะ รายละเอียดจริงจะมีเยอะกว่านี้ค่ะ)

การตรวจองค์กรจริงให้  Lesson learned อะไรกับอาจารย์เก๋บ้าง

หลังจบการเรียน อาจารย์เก๋ได้ฝึกการตรวจ ISO 56001 ตามบทบาทของ Auditor ให้กับบริษัทที่เข้าโครงการเดียวกัน (บริษัทที่เข้าโครงการคือ บริษัทที่ต้องการทำมาตรฐาน ISO 56001 ในองค์กร ซึ่งก็ต้องมีการเรียนและสัมมนาเพื่อจัดทำระบบ จำนวน 3 วันเต็มๆ และ Consult อีก ประมาณ 1 เดือนเช่นกัน  เป็น Auditee เพื่อกลับไปทำมาตรฐานให้กับบริษัทตัวเอง)

โดยกระบวนการตรวจในบทบาท จะมีการทำ Gap Analysis และทบทวนความพร้อมขององค์กรจริง โดยศึกษาเอกสารล่วงหน้า เตรียมคำถาม เข้าร่วมสัมภาษณ์ บันทึกหลักฐาน วิเคราะห์ความสอดคล้อง และช่วยจัดทำรายงานข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนาองค์กรตาม ISO 56001

สิ่งที่พบคือหลายองค์กรมีผลงานนวัตกรรมที่ดี มีนักวิจัยเก่ง มีเทคโนโลยี และมีผลิตภัณฑ์ใหม่ออกสู่ตลาดแล้ว แต่สิ่งที่ยังต้องพัฒนาคือการเชื่อมโยงให้เป็นระบบ เช่น การเชื่อมบริบทกับพื้นที่ของโอกาส เชื่อมกลยุทธ์กับพอร์ตโฟลิโอ เชื่อมโครงการกับ KPI และเชื่อมผลการทดลองกับการเรียนรู้ขององค์กร

สำหรับอาจารย์เก๋ การเรียน Auditor และการตรวจ ISO 56001 ไม่ได้เพิ่มเพียงความรู้เรื่องมาตรฐาน แต่ช่วยให้มองเห็นภาพนวัตกรรมขององค์กรได้ลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น ตั้งแต่ทิศทางของผู้บริหาร กระบวนการตัดสินใจ การบริหาร Portfolio การทดลอง การสร้างคุณค่า ไปจนถึงการเรียนรู้และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งทั้งหมดคือหัวใจสำคัญของการสร้างองค์กรนวัตกรรมอย่างยั่งยืนค่ะ  และที่สำคัญประสบการณ์ครั้งนี้ทำให้อาจารย์เก๋เข้าใจว่า Auditor ที่ดีไม่ได้มีหน้าที่จับผิด แต่ต้องตรวจอย่างเป็นระบบ เป็นกลาง และยึดหลักฐานเป็นสำคัญ ต้องฟังโดยไม่รีบสรุป ถามโดยไม่ชี้นำ และแยกให้ออกระหว่างข้อกำหนดของมาตรฐานกับข้อเสนอแนะจากประสบการณ์ส่วนตัว

สำหรับบริษัทที่อยากทำมาตรฐาน ISO 56001 สามารถติดต่อ สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (NIA) สถาบันรับรองมาตรฐานไอเอสโอ (MASCI) และสถาบันเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น (TNI) หรือสถาบันต่างๆที่เกี่ยวข้อง ในการสอนหรือ Audit ISO 56001 ได้โดยตรงเลยนะคะ 

ในกรณี ที่อยากพัฒนาระบบการจัดการนวัตกรรมเบื้องต้น ทำ Roadmap หรือ พัฒนาองค์กรนวัตกรรม กลุ่มเล็กๆ เพื่อให้เห็นภาพใหญ่ก่อน สามารถติดต่ออาจารย์เก๋ เพื่อจัดทำหลักสูตร หรือหาแนวทางการพัฒนาองค์กรนวัตกรรม ได้โดยติดต่อ ตามที่อยู่ด้านล่างนี้ค่ะ  

........................................

ติดต่อวิทยากรสัมมนาอบรม In-House training ด้านความคิดสร้างสรรค์ การพัฒนานวัตกรรม หรือติดตามบทความ ได้ที่

อ.ศศิมา สุขสว่าง (เก๋)อาจารย์ศศิมา สุขสว่าง -อ.เก๋

บริษัทเอชซีดี อินโนเวชั่น จำกัด

Email : sasimasuk.com@gmail.com

Line ID : sasimasuk.com หรือเบอร์โทร. 0815609994

Website: http://www.sasimasuk.com/  

FB: https://www.facebook.com/CreativetoInnovation/

Tel:  081-5609994

 Youtube: https://www.youtube.com/innoinninecreativetoinnovation